De Algemene Verordening Gegevensbescherming die op 25 mei 2018 in werking treedt, eist dat organisaties een privacy beleid moeten opstellen, waarin een aantal antwoorden zijn opgenomen i.v.m. het doel voor het opslaan van persoonsgegevens, de verwerking en opslag, het inzagerecht en eventuele derde partijen.
- Doel
Persoonsgegevens van de aangemelde personen, alsmede contact gegevens van de ouders/bewindvoerders worden in een “Word-document” opgenomen.
- Verantwoordelijken
Het bestuur van de Stichting Villa Eigenwijze Zoetermeer is verantwoordelijk voor het verzamelen en beheer van de persoons- en contactgegevens van de aangemelde personen en van de ouders/bewindvoerders.
- Persoonsgegevens
De volgende gegevens worden gevraagd bij aanmelding als toekomstige bewoner:
- Naam toekomstige bewoner
- Geboortedatum
- Geslacht
- Straatnaam en huisnummer
- Postcode en woonplaats
- Telefoonnummer
- Telefoonnummer mobiel moeder
- Telefoonnummer mobiel vader
- E-mail adres
- Huidige woonsituatie
- Diagnose
- VG niveau
- Gevolgd onderwijs
- Begeleide werkplekken
- Bijzondere persoonsgegevens
Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verzameld en/of bewaard (godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken (vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat).
Omdat geen van deze gegevens verzameld worden is een wettelijke uitzonderingsregel niet van toepassing.
- Informeren bewaren persoonsgegevens
Ouders/bewindvoerders worden gevraagd de gegevens, vermeld onder 3, te verstrekken. Tevens wordt dan gemeld dat deze bewaard worden.
- Inzien eigen persoonsgegevens
Het inzien van de eigen persoonsgegevens is altijd mogelijk op verzoek.
- Hoe en waar bewaren van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden bewaard in een tekstbestand op een PC.
- Kopieën en/of back-up
Het document met gegevens staat op de volgende PC’s:
- Privécomputer (en eventuele back-up) van de voorzitter
- Privécomputer (en eventuele back-up) van de penningmeester
Er worden geen back-ups on-line dan wel in “clouds” geplaatst.
- Maatregelen tegen onbedoeld inzien van persoonsgegevens
Er zijn geen specifieke maatregelen genomen om te voorkomen dat andere onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien, omdat de persoonsgegevens niet via internet benaderbaar zijn. Alleen op verzoek bij de voorzitter of de penningmeester.
- Toegang tot persoonsgegevens
Alleen de voorzitter en de penningmeester hebben toegang tot de verzamelde en opgeslagen persoonsgegevens.
- Functionaris voor de gegevensbescherming
De voorzitter is de functionaris voor de gegevensbescherming in de organisatie.
- Externe partijen
Op dit moment zijn externe partijen niet van toepassing. Op het moment dat dit verandert zal met de desbetreffende partij een bindende afspraak omtrent gebruik en vernietiging na gebruik van de gedeelde persoonsgegevens worden gemaakt.
- Overeenkomsten met derden i.v.m. gebruik van persoonsgegevens
Op dit moment zijn derden niet van toepassing. Zie verder 12.
- Procedure voor het melden van datalekken
Er is geen procedure voor het melden van datalekken, omdat de persoonsgegevens niet via internet benaderbaar zijn.
- Publicatie
Het privacy beleid van de Stichting Villa Eigenwijze Zoetermeer wordt aan alle deelnemers ter beschikking gesteld en wordt ook op de website gepubliceerd.